GREYBROOK PRIVACY POLICY

Currency

October 28, 2026

Our Privacy Framework

This Privacy Policy (this “Policy”) applies to Greybrook Realty Partners Inc. and Greybrook Securities Inc., and their respective subsidiaries and affiliates (collectively and individually, “Greybrook”, “we”, “us”, “our” or the “Company”), other than Greyspring Asset Management Limited Partnership (“Greyspring”) and GMR Real Estate Limited Partnership (“GMR”) and their respective subsidiaries and affiliates.  (Greyspring and GMR each have a separate privacy policy which may be accessed at: https://greyspring.com/privacy-policy/, and  https://www.gmrre.com/privacy-policy, respectively.)

The purpose of this Policy is to inform you of why we collect your personal information, how we use, share, retain and protect your personal information, how you may exercise personal choice with respect to personal information we have about you and how you may request access to personal information we hold about you.  When you apply for or sign up for a product or service that requires the collection of personal information in addition to the information we already have about you, we will provide a further explanation of why we are collecting that additional personal information and how we will be using, sharing, retaining and protecting it.

What is personal information?

As used in this Policy, “personal information” means any information that can be used, either alone or in combination with other information, to identify an individual.  Personal information includes your name, mailing address, e-mail address, telephone number and any other contact details.  It may also include technical information that can identify you as an individual, such as your IP address, the device you use to access Greybrook’s websites and details relating to your usage of our websites.  Certain business contact information may not be considered personal information if it is used solely to communicate with an individual in relation to their employment, business or profession.

Note that personal information is information about an identifiable individual.  Accordingly, this Policy is applicable to individuals only and does not apply to non-natural persons, such as, for example, corporations.

Please also note that our websites are not intended for use by anyone under the age of 14.

Accountability

We have established a privacy management program, which is overseen by our Chief Operating Officer (the “Privacy Officer”), assisted by his or her designates.  Information about how you may contact the Privacy Officer is found in the section titled “How to Contact Us” below.

Why We Collect Your Personal Information and How We Use It

We collect your personal information in order to establish and manage our relationship with you, provide you with personalized products and services, manage our business and comply with legal and regulatory requirements.  Set forth below are descriptions of these purposes.

To Establish and Manage Our Relationship with You

• We need to confirm who you are and verify the personal information you have provided to us. We will ask for your name, address, telephone number, e-mail address and date of birth. When you propose to invest with us, we will ask for other forms of identification, such as a valid driver’s license or passport, to confirm your identity and ensure we obtain accurate information from third-party reporting agencies, such as Equifax Canada Inc. (“Equifax”) and TransUnion Canada Inc. (“TransUnion”).
• We need to assess your eligibility and suitability for our products and services. When you propose to invest with us, we will inquire about your financial situation and net worth and ask you to provide information regarding your education, employment, annual income, assets and liabilities, investment objectives and sources of funds.
• We need to be able to communicate with you. We may communicate with you by phone, e-mail or postal service in connection with a proposed investment or your account with us.
• We may need personal information about related parties. In certain circumstances, we may need personal information about your spouse, legal guardian, beneficiaries or personal representatives.

To Provide You with Personalized Products and Services

• We may collect and use personal information to personalize your experience with us. We may use your personal information to gain a better understanding of your needs and preferences.
• We collect and use personal information to provide you with marketing communications. We may contact you by phone, e-mail or postal service about investment opportunities, events and other valuable information. If you do not wish to receive these communications, you can withdraw your consent at any time by following the instructions in the section titled “How to Update Your Marketing Choices” below.

Greybrook is present on social media platforms, such as LinkedIn, Instagram, Facebook and YouTube.  Whenever you interact with our social media accounts (for example, by “liking” or making comments on our posts or sending us direct messages), we may collect certain information about you.  The information we collect will depend on what these social media platforms share with us, based on the privacy settings you have selected on them.  We suggest you consult the privacy policies of these social media platforms to understand what you’re consenting to.

We may use audience-matching services offered by social media, and search or other digital advertising, platforms.  When we use these services, an identifier, such as an e-mail address, may be transformed using a process known as hashing before being provided to the platform.  The platform may compare the hashed identifier with identifiers of its users in order to determine the existence of matches and then use such matches to deliver, manage or measure advertising.  If you do not wish for your identifiers to be used in this manner, you can withdraw your consent at any time by following the instructions in the section titled “How to Update Your Marketing Choices” below.

Greybrook’s websites use cookies and similar technologies, which may collect information about your browser, device, IP address, interactions with our websites and other online activity.  Depending on the circumstances, this information may constitute personal information.  Cookies and similar technologies may be used to support our websites’ functionality, help us understand the usage of our websites, remember users’ preferences, provide a more personalized web browsing experience and more tailored-to-preferences products and services, create a profile of our websites’ users, collect aggregated statistical data about how our websites and their features are used and otherwise support analytics and advertising activities.

• We may collect and use personal information obtained from third parties or publicly available sources, as permitted by applicable law.

To Manage Our Business

• We collect and use personal information to manage our business relationships. We collect personal information from employees and other representatives of our business partners, suppliers and contractors necessary for them to do business with us.
• We collect and use personal information to prevent and detect fraud and criminal activity and secure our premises. We may ask you for any additional information required to investigate matters, settle any claim or report a matter to government and regulatory authorities.  We also conduct video surveillance in our office for the purpose of protecting our clients and employees as well as physical property.

To Comply with Legal and Regulatory Requirements

• We collect and use personal information that is required to comply with anti-money laundering and “know your client” obligations and other legal or regulatory requirements.
• We collect, use and disclose your Social Insurance Number for income tax reporting purposes and to fulfil other legal or regulatory requirements.

Why We Share Your Personal Information

Greybrook may share your personal information with third parties for the purposes described below.

• We may share personal information with our service providers. We may use third-party service providers to handle personal information on our behalf. Our service providers assist us now, and could assist us in the future, with various services, such as fund administration, transfer agency services, advertising, cloud hosting, customer relationship management, data analytics and digital communications support. When personal information is provided to our service providers, we expect them to protect it in a manner consistent with our privacy and security policies, practices and standards. Some of our service providers may be located outside your province or territory of residence, and your personal information may be accessed or processed in jurisdictions where laws governing personal information are different than those of your jurisdiction of residence. Quebec residents should understand that personal information collected in Quebec may be transferred outside Quebec, including to Ontario.
• We may share personal information with third-party reporting agencies, like Equifax and TransUnion, in order to confirm your identity and to assist us in complying with legal or regulatory requirements.
• We may share personal information with your joint account holders, representatives, executors and beneficiaries. We share personal information with joint account holders or your representatives, such as a legal guardian, holder of a power of attorney or lawyer. Each joint account holder will have access to all of the account history and transaction details of the account. Where reasonably necessary to administer an estate, we also may share personal information with estate representatives or beneficiaries.
• We may share personal information with third parties in connection with a prospective business transaction. If we sell the Company or some or all of its assets, or seek an investment, we may provide personal information we hold about you to the prospective purchaser or investor, including financial information. In the case of a proposed transaction, we will require recipients of personal information to enter into non-disclosure agreements obligating them to keep such personal information confidential and to use it solely for the purpose of evaluating the proposed transaction. If we should enter into a definitive agreement with respect to a transaction, we will have such definitive agreement restrict the manner in which personal information may be used and handled by its recipients following the successful closing of the transaction, such that it will be required to be used and handled in a manner at least as protective as that imposed by this Policy. After the closing of the transaction, we will notify you if your personal information was disclosed in connection with the transaction.
• We may share personal information to meet legal requirements. Greybrook may disclose personal information where we are required or permitted to do so by applicable law. This includes disclosure:
  • to third parties for the purposes of investigating a breach of an agreement or contravention of law or detecting or preventing fraud;
  • to establish, exercise or defend legal claims;
  • to protect our rights, property and safety and those of others;
  • to courts or law enforcement or regulatory authorities (including securities and tax authorities) in response to a court order, search warrant or other demand or request which we believe to be valid;
  • to comply with the rules of production of a court; and
  • to satisfy legal or regulatory requirements that we believe are applicable to us, including the requirements of any self-regulatory organization to which we belong or may belong in the future.
• We may share information in accordance with your requests or as you otherwise consent. Note that, in some cases (but only when and as permitted under applicable law), your consent may be implied in that your agreement to the collection and use of your personal information is based on your action or inaction at the point of collection and processing of your personal information. We will obtain your express consent in cases where applicable law requires that we do so. You may withdraw your consent to our collection, use and disclosure of your personal information at any time by following the instructions in the section titled “How to Refuse or Withdraw Your Consent” below.

How We Protect and Retain Personal Information

We have measures in place to safeguard personal information within our custody and control against theft, loss and unauthorized access, use and disclosure.  We restrict access to personal information to employees and third-party service providers who require such personal information in order to perform their employment or contractual duties or otherwise discharge obligations owing to us.  In addition, in certain instances, we may disclose personal information to other third parties with your prior consent to do so.  Examples of such third parties include, but are not limited to, your financial advisor and accountant.

We may keep and use your personal information for as long as it is needed for the purposes described in this Policy and otherwise to meet our legal or regulatory obligations.  Personal information that is no longer required to be retained will be securely destroyed, permanently erased or reliably anonymized, such that it can no longer be associated with you as an identifiable individual.

Keeping Your Personal Information Accurate, Complete and Updated

We require accurate, complete and updated records for the conduct of our business.  We rely on you to provide us with accurate information and to keep it updated by informing us of any changes.  You also have the right to access and verify your personal information within our custody and control and to request that any factual inaccuracies be corrected.  Quebec residents have some additional rights (subject to certain limits) – namely, (1) the right to receive personal information collected from them in a structured, commonly used technological format and to request that that personal information be provided to any person or body authorized by law to collect it, (2) the right to cease the dissemination of personal information and the right to request that personal information be de-indexed and (3) the right to be informed when a decision is based exclusively on automated processing of personal information.  If you are currently a client of Greybrook and you wish to exercise any of your rights, please contact your relationship manager.  In all other cases, or if you would prefer to, please contact the Privacy Officer.  Information about how you may contact the Privacy Officer is found in the section titled “How to Contact Us” below.

How to Refuse or Withdraw Your Consent

You can refuse to consent to our collection, use and disclosure of your personal information, or you may withdraw your consent to our further collection, use or disclosure of your personal information at any time by giving us reasonable notice, subject to certain limited exceptions.  If you wish to withdraw consent, you may do so at any time by contacting the Privacy Officer.  Information about how you may contact the Privacy Officer is found in the section titled “How to Contact Us” below.

Depending on the circumstances, your withdrawal of consent may prevent us from providing to you, or continuing to provide to you, some products and services or constrain your ability to access information that may be of value to you.

In addition, we may have legal or regulatory, or contractual, obligations to collect, use or disclose some of your personal information, in which case you may not withdraw your consent.  You also cannot refuse to consent to our collection, use or disclosure of personal information required by our regulators or as required by law.

How to Update Your Marketing Choices

You can update your marketing communication preferences, at any time, as follows:

• To opt out of e-mail communications, click on the “unsubscribe” link included in each of our e-mail communications.
• To opt out of receiving direct mail and phone communications, or to withdraw your consent to any other marketing use of your personal information, send an e-mail message to info@greybrook.com.

Privacy Management Program

We have established and implemented a privacy management program approved by Greybrook’s executive management team, and owned by the Privacy Officer, to ensure the protection of personal information.  Among other things, this program provides the framework for the retention and destruction of personal information and defines the roles and responsibilities of personnel.

How to Contact Us

If you have any questions about our privacy practices or how we handle your personal information, please contact the Privacy Officer at:

Privacy Officer
Greybrook
890 Yonge Street, 7th Floor
Toronto, Ontario
M4W 3P4
privacyofficer@greybrook.com

We have policies and procedures to receive and investigate, and respond to, privacy complaints. We will investigate all privacy complaints we receive, and we will attempt to resolve any that we find to be justified. If you are not satisfied, you may file a complaint with one or more of the following privacy regulators, as applicable.

Changes to Policy

Greybrook may update this Policy at any time, and from time to time, to reflect changes in our practices or the technologies that we use, or to comply with changing legal requirements, or for any other reason.  The currency of this Policy is indicated by the date set forth in the section titled “Currency” above.  We will post notices of any pending material amendments on our website before they take effect.  We recommend that you review this Policy periodically in order to stay informed of our privacy practices.  If a change to this Policy requires us to obtain an additional consent from you, we will take the legally required measures to obtain your additional consent.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE GREYBROOK

Mise à jour

28 octobre 2026

Notre cadre de protection des renseignements personnels

La présente politique de confidentialité (la « Politique ») s’applique à Greybrook Realty Partners Inc. et à Greybrook Securities Inc., ainsi qu’à leurs filiales et sociétés affiliées respectives (collectivement et individuellement, « Greybrook », « nous », « notre », « nos » ou la « Société »), à l’exception de Greyspring Asset Management Limited Partnership (« Greyspring ») et de GMR Real Estate Limited Partnership (« GMR ») ainsi que de leurs filiales et sociétés affiliées respectives. (Greyspring et GMR ont chacune leur propre politique de confidentialité, que l’on peut consulter aux adresses suivantes : https://greyspring.com/privacy-policy/ et https://www.gmrre.com/privacy-policy, respectivement.)

La présente Politique a pour objet de vous informer des raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels, de la façon dont nous les utilisons, les communiquons, les conservons et les protégeons, de la façon dont vous pouvez exercer vos choix à l’égard des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de la façon dont vous pouvez demander l’accès à ces renseignements. Lorsque vous présentez une demande ou vous inscrivez pour obtenir un produit ou un service qui nécessite la collecte de renseignements personnels en plus de ceux que nous détenons déjà à votre sujet, nous vous expliquerons pourquoi nous recueillons ces renseignements personnels supplémentaires et comment nous les utiliserons, les communiquerons, les conserverons et les protégerons.

Qu’entend-on par renseignements personnels?

Dans la présente Politique, les « renseignements personnels » s’entendent de tout renseignement qui peut être utilisé, seul ou combiné à d’autres renseignements, pour identifier une personne physique. Les renseignements personnels comprennent notamment vos nom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone ainsi que toute autre coordonnée. Ils peuvent également comprendre des renseignements techniques permettant de vous identifier en tant que personne, comme votre adresse IP, l’appareil que vous utilisez pour accéder aux sites Web de Greybrook et des détails relatifs à votre utilisation de nos sites Web. Certaines coordonnées professionnelles peuvent ne pas être considérées comme des renseignements personnels si elles sont utilisées uniquement pour communiquer avec une personne dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession.

Veuillez noter que les renseignements personnels sont des renseignements concernant une personne physique identifiable. Par conséquent, la présente Politique s’applique uniquement aux personnes physiques et non aux personnes morales, comme les sociétés par actions.

Veuillez également noter que nos sites Web ne sont pas destinés aux personnes de moins de 14 ans.

Responsabilité

Nous avons établi un programme de gestion de la protection des renseignements personnels, qui est supervisé par notre chef de l’exploitation (le « responsable de la protection des renseignements personnels »), assisté de ses délégués. Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels figurent à la section « Comment nous joindre » ci-dessous.

Pourquoi nous recueillons vos renseignements personnels et comment nous les utilisons

Nous recueillons vos renseignements personnels afin d’établir et de gérer notre relation avec vous, de vous offrir des produits et services personnalisés, de gérer nos activités et de nous conformer aux exigences légales et réglementaires. Ces fins sont décrites ci-dessous.

Établir et gérer notre relation avec vous

• Nous devons confirmer votre identité et vérifier les renseignements personnels que vous nous avez fournis. Nous vous demanderons vos nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel et date de naissance. Lorsque vous envisagez d’investir avec nous, nous vous demanderons d’autres pièces d’identité, comme un permis de conduire ou un passeport valide, afin de confirmer votre identité et de nous assurer d’obtenir des renseignements exacts auprès d’agences d’évaluation du crédit tierces, comme Equifax Canada Inc. (« Equifax ») et TransUnion Canada Inc. (« TransUnion »).
• Nous devons évaluer votre admissibilité à nos produits et services ainsi que leur convenance pour vous. Lorsque vous envisagez d’investir avec nous, nous vous poserons des questions sur votre situation financière et votre valeur nette, et nous vous demanderons de fournir des renseignements sur votre scolarité, votre emploi, votre revenu annuel, vos actifs et passifs, vos objectifs de placement et la provenance de vos fonds.
• Nous devons être en mesure de communiquer avec vous. Nous pouvons communiquer avec vous par téléphone, par courriel ou par la poste relativement à un placement proposé ou à votre compte chez nous.
• Nous pourrions avoir besoin de renseignements personnels concernant des personnes liées. Dans certaines circonstances, nous pourrions avoir besoin de renseignements personnels concernant votre conjoint, votre tuteur légal, vos bénéficiaires ou vos représentants personnels.

Vous offrir des produits et services personnalisés

• Nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels pour personnaliser votre expérience avec nous. Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour mieux comprendre vos besoins et vos préférences.
• Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour vous transmettre des communications marketing. Nous pouvons communiquer avec vous par téléphone, par courriel ou par la poste au sujet d’occasions de placement, d’événements et d’autres renseignements utiles. Si vous ne souhaitez plus recevoir ces communications, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en suivant les instructions de la section « Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing » ci-dessous.

Greybrook est présente sur des plateformes de médias sociaux comme LinkedIn, Instagram, Facebook et YouTube. Lorsque vous interagissez avec nos comptes de médias sociaux (par exemple, en « aimant » nos publications, en les commentant ou en nous envoyant des messages directs), nous pouvons recueillir certains renseignements vous concernant. Les renseignements que nous recueillons dépendront de ce que ces plateformes nous communiquent, selon les paramètres de confidentialité que vous y avez sélectionnés. Nous vous suggérons de consulter les politiques de confidentialité de ces plateformes pour bien comprendre ce à quoi vous consentez.

Nous pouvons utiliser des services de correspondance d’audience offerts par des plateformes de médias sociaux, des moteurs de recherche ou d’autres plateformes de publicité numérique. Lorsque nous utilisons ces services, un identifiant, comme une adresse courriel, peut être transformé au moyen d’un procédé appelé hachage avant d’être fourni à la plateforme. La plateforme peut comparer l’identifiant haché avec les identifiants de ses utilisateurs afin de déterminer s’il existe des correspondances, puis utiliser ces correspondances pour diffuser, gérer ou mesurer de la publicité. Si vous ne souhaitez pas que vos identifiants soient utilisés de cette manière, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en suivant les instructions de la section « Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing » ci-dessous.

Les sites Web de Greybrook utilisent des témoins (cookies) et des technologies similaires, qui peuvent recueillir des renseignements sur votre navigateur, votre appareil, votre adresse IP, vos interactions avec nos sites Web et vos autres activités en ligne. Selon les circonstances, ces renseignements peuvent constituer des renseignements personnels. Les témoins et technologies similaires peuvent servir à assurer le fonctionnement de nos sites Web, à nous aider à comprendre l’utilisation de nos sites Web, à mémoriser les préférences des utilisateurs, à offrir une expérience de navigation plus personnalisée ainsi que des produits et services mieux adaptés aux préférences, à établir un profil des utilisateurs de nos sites Web, à recueillir des données statistiques agrégées sur l’utilisation de nos sites Web et de leurs fonctionnalités et, plus généralement, à soutenir des activités d’analyse et de publicité.

• Nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels obtenus auprès de tiers ou de sources accessibles au public, dans la mesure permise par la loi applicable.

Gérer nos activités

• Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour gérer nos relations d’affaires. Nous recueillons auprès des employés et autres représentants de nos partenaires d’affaires, fournisseurs et entrepreneurs les renseignements personnels nécessaires pour qu’ils puissent faire affaire avec nous.
• Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour prévenir et détecter la fraude et les activités criminelles et pour assurer la sécurité de nos locaux. Nous pouvons vous demander tout renseignement supplémentaire nécessaire pour enquêter sur une situation, régler une réclamation ou signaler une situation aux autorités gouvernementales et réglementaires. Nous exerçons également une surveillance vidéo dans nos bureaux afin de protéger nos clients, nos employés et nos biens.

Se conformer aux exigences légales et réglementaires

• Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels nécessaires pour nous conformer à nos obligations en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et de « connaissance du client », ainsi qu’à d’autres exigences légales ou réglementaires.
• Nous recueillons, utilisons et communiquons votre numéro d’assurance sociale aux fins de déclarations fiscales et pour satisfaire à d’autres exigences légales ou réglementaires.

Pourquoi nous communiquons vos renseignements personnels

Greybrook peut communiquer vos renseignements personnels à des tiers aux fins décrites ci-dessous.

• Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à nos fournisseurs de services. Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services tiers pour traiter des renseignements personnels pour notre compte. Nos fournisseurs de services nous aident actuellement, et pourraient nous aider à l’avenir, à fournir divers services, comme l’administration de fonds, les services d’agent des transferts, la publicité, l’hébergement infonuagique, la gestion de la relation client, l’analyse de données et le soutien aux communications numériques. Lorsque des renseignements personnels sont fournis à nos fournisseurs de services, nous nous attendons à ce qu’ils les protègent d’une manière conforme à nos politiques, pratiques et normes en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité. Certains de nos fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur de votre province ou territoire de résidence, et vos renseignements personnels peuvent être consultés ou traités dans des territoires où les lois régissant les renseignements personnels diffèrent de celles de votre territoire de résidence. Les résidents du Québec doivent savoir que les renseignements personnels recueillis au Québec peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec, notamment en Ontario.
• Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des agences d’évaluation du crédit tierces, comme Equifax et TransUnion, afin de confirmer votre identité et de nous aider à nous conformer aux exigences légales ou réglementaires.
• Nous pouvons communiquer des renseignements personnels aux cotitulaires de votre compte, à vos représentants, à vos liquidateurs de succession et à vos bénéficiaires. Nous communiquons des renseignements personnels aux cotitulaires de compte ou à vos représentants, comme un tuteur légal, un mandataire en vertu d’une procuration ou un avocat. Chaque cotitulaire aura accès à l’ensemble de l’historique du compte et des détails des opérations. Lorsque cela est raisonnablement nécessaire à l’administration d’une succession, nous pouvons également communiquer des renseignements personnels aux représentants de la succession ou aux bénéficiaires.
• Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des tiers dans le cadre d’une transaction commerciale envisagée. Si nous vendons la Société ou la totalité ou une partie de ses actifs, ou si nous recherchons un investissement, nous pourrions fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet à l’acheteur ou à l’investisseur éventuel, y compris des renseignements financiers. Dans le cas d’une transaction envisagée, nous exigerons des destinataires des renseignements personnels qu’ils concluent des ententes de confidentialité les obligeant à préserver la confidentialité de ces renseignements et à ne les utiliser qu’aux fins de l’évaluation de la transaction envisagée. Si nous concluons une entente définitive relativement à une transaction, cette entente limitera la façon dont les renseignements personnels pourront être utilisés et traités par leurs destinataires après la conclusion de la transaction, de sorte qu’ils devront être utilisés et traités d’une manière au moins aussi protectrice que celle prévue par la présente Politique. Après la conclusion de la transaction, nous vous aviserons si vos renseignements personnels ont été communiqués dans le cadre de celle-ci.
• Nous pouvons communiquer des renseignements personnels pour satisfaire à des exigences légales. Greybrook peut communiquer des renseignements personnels lorsque la loi applicable l’exige ou le permet, notamment :
  • à des tiers aux fins d’enquêter sur la violation d’une entente ou une contravention à la loi, ou de détecter ou de prévenir la fraude;
  • pour établir, exercer ou défendre des droits en justice;
  • pour protéger nos droits, nos biens et notre sécurité, ainsi que ceux d’autrui;
  • aux tribunaux ou aux autorités policières ou réglementaires (y compris les autorités en valeurs mobilières et fiscales) en réponse à une ordonnance judiciaire, à un mandat de perquisition ou à une autre demande ou exigence que nous estimons valide;
  • pour nous conformer aux règles de communication de la preuve d’un tribunal;
  • pour satisfaire aux exigences légales ou réglementaires que nous estimons applicables, y compris les exigences de tout organisme d’autoréglementation dont nous sommes ou pourrions devenir membre.
• Nous pouvons communiquer des renseignements conformément à vos demandes ou avec votre consentement. Veuillez noter que, dans certains cas (mais uniquement lorsque la loi applicable le permet et dans la mesure où elle le permet), votre consentement peut être implicite, c’est-à-dire que votre accord à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels découle de votre action ou de votre inaction au moment de la collecte et du traitement de ces renseignements. Nous obtiendrons votre consentement exprès lorsque la loi applicable l’exige. Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels en tout temps en suivant les instructions de la section « Comment refuser ou retirer votre consentement » ci-dessous.

Comment nous protégeons et conservons les renseignements personnels

Nous avons mis en place des mesures pour protéger les renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle contre le vol, la perte ainsi que l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés. Nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux employés et aux fournisseurs de services tiers qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions ou s’acquitter de leurs obligations contractuelles ou autres envers nous. De plus, dans certains cas, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à d’autres tiers avec votre consentement préalable. Ces tiers comprennent notamment votre conseiller financier et votre comptable.

Nous pouvons conserver et utiliser vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique et pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires. Les renseignements personnels qui n’ont plus à être conservés seront détruits de façon sécuritaire, effacés de façon permanente ou anonymisés de façon fiable, de sorte qu’ils ne puissent plus être associés à vous en tant que personne identifiable.

Exactitude, intégralité et mise à jour de vos renseignements personnels

Nous avons besoin de dossiers exacts, complets et à jour pour mener nos activités. Nous comptons sur vous pour nous fournir des renseignements exacts et pour les tenir à jour en nous informant de tout changement. Vous avez également le droit d’accéder aux renseignements personnels vous concernant qui sont sous notre garde et notre contrôle, d’en vérifier l’exactitude et de demander que toute inexactitude factuelle soit corrigée. Les résidents du Québec disposent de certains droits supplémentaires (sous réserve de certaines limites), à savoir : (1) le droit de recevoir les renseignements personnels recueillis auprès d’eux dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et de demander que ces renseignements soient communiqués à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à les recueillir; (2) le droit de faire cesser la diffusion de renseignements personnels et de demander la désindexation de renseignements personnels; et (3) le droit d’être informés lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels. Si vous êtes actuellement client de Greybrook et souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez communiquer avec votre gestionnaire de relation. Dans tous les autres cas, ou si vous le préférez, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section « Comment nous joindre » ci-dessous.

Comment refuser ou retirer votre consentement

Vous pouvez refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, ou retirer votre consentement à toute collecte, utilisation ou communication ultérieure de vos renseignements personnels, en tout temps, moyennant un préavis raisonnable et sous réserve de certaines exceptions limitées. Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez le faire en tout temps en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section « Comment nous joindre » ci-dessous.

Selon les circonstances, le retrait de votre consentement pourrait nous empêcher de vous fournir, ou de continuer à vous fournir, certains produits et services, ou limiter votre accès à des renseignements susceptibles de vous être utiles.

De plus, nous pourrions avoir des obligations légales, réglementaires ou contractuelles de recueillir, d’utiliser ou de communiquer certains de vos renseignements personnels, auquel cas vous ne pourrez pas retirer votre consentement. Vous ne pouvez pas non plus refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels exigée par nos organismes de réglementation ou par la loi.

Comment mettre à jour vos choix en matière de marketing

Vous pouvez mettre à jour vos préférences en matière de communications marketing en tout temps, de la façon suivante :

• Pour ne plus recevoir de communications par courriel, cliquez sur le lien de désabonnement (« unsubscribe ») qui figure dans chacune de nos communications par courriel.
• Pour ne plus recevoir de communications par la poste ou par téléphone, ou pour retirer votre consentement à toute autre utilisation de vos renseignements personnels à des fins de marketing, envoyez un courriel à info@greybrook.com.

Programme de gestion de la protection des renseignements personnels

Nous avons établi et mis en œuvre un programme de gestion de la protection des renseignements personnels, approuvé par l’équipe de haute direction de Greybrook et relevant du responsable de la protection des renseignements personnels, afin d’assurer la protection des renseignements personnels. Ce programme établit notamment le cadre applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels et définit les rôles et responsabilités du personnel.

Comment nous joindre

Pour toute question concernant nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels ou la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Greybrook
890, rue Yonge, 7e étage
Toronto (Ontario)
M4W 3P4
privacyofficer@greybrook.com

Nous avons des politiques et des procédures pour recevoir les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels, faire enquête et y répondre. Nous examinerons toutes les plaintes que nous recevons et tenterons de régler celles que nous jugeons fondées. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’un ou de plusieurs des organismes de réglementation suivants en matière de protection de la vie privée, selon le cas.

Modifications de la Politique

Greybrook peut mettre à jour la présente Politique en tout temps et à l’occasion afin de refléter des changements dans ses pratiques ou dans les technologies qu’elle utilise, de se conformer à l’évolution des exigences légales ou pour toute autre raison. La date de mise à jour de la présente Politique est indiquée à la section « Mise à jour » ci-dessus. Nous publierons sur notre site Web un avis de toute modification importante à venir avant son entrée en vigueur. Nous vous recommandons de consulter périodiquement la présente Politique afin de rester informé de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Si une modification de la présente Politique nous oblige à obtenir un consentement supplémentaire de votre part, nous prendrons les mesures requises par la loi pour l’obtenir.